Blog Haber

Firmanıza özel, kaliteli bir santral cihazı almak çoğu zaman zorlu bir seçimi de beraberinde getirir. Doğru santral cihazı nasıl seçilir? Şirketiniz için en uygun santral hangisidir?  İşte tüm bu soruların cevaplarını sizler için bu yazımızda birleştirdik. Telefon santralı alırken, bu seçiminizi kolaylaştırmak ve ihtiyacınıza en uygun santral cihazını bulmanıza yardımcı olmak için en önemli 10 maddeyi sizler için özetledik.

1- Santral İç ve Dış Hat Kapasitesi
Santral sistemleri içerisinde kapasite (PBX) iç hat ve dış hat olmak üzere 2’ye ayrılır. İç hat santral kapasitesi, şirket içerisinde yer alan abone sayısına, santral dış hat kapasitesi ise işletmelerin ofis dışı aramalarda, dışarı ile bağlantı kurmaya yarayan hat sayısını ifade etmektedir. Santral sistemi satın almadan önce mutlaka iç ve dış hat kapasitenizi gözden geçirmeli ve ihtiyacınız uygun olan kapasiteli santrallere yönelmeniz önemlidir. Gelişmekte ve büyüme hedefi olan bir işletmede, bu hat kapasitenin genişletilebilir (modüler) olmasına dikkat ediniz. Modüler genişleme özelliği sunan telefon santrallarının yanı sıra, IP santral ve IP PBX sistemlerinde kapasite arttırımı sistemlerin birbirine bağlanabilmesi sayesinde çok daha esnektir. Gelişmekte ve büyüme hedefi olan bir işletme için, esnek özelliklere sahip, teknolojik arayüzü ve kolay kullanımı bir arada sunan IP santral sistemlerinin tercih edilmesi gerekir.

2- Santral Cihazına Bağlı Hareket Halindeki Kullanıcı Sayısı
Eğer fazla lokasyona sahip olan bir şirketiniz varsa örneğin: Merkez ofis, şubeler, mağazalar, farklı bölgelerdeki ofisler gibi. Belirtilen bu lokasyonlar arasında doğru santral seçimini yaparak ücretsiz konuşabilirsiniz. Bunun için internet tabanlı IP köprüsü (VoIP) üzerinden ücretsiz görüşme imkanı sağlayan internet alt yapılı IP santral sistemleri tercih edilmelidir. Veya farklı bir örneklendirme ile sahada çalışan satıcılar, teknik servis elemanları yoğun olan şirketler vb. hareketli kullanıcı sayısı yüksek ofis ve işletmeler için iletişim maliyetlerini neredeyse sıfıra indirebilir. IP santrallerin en temel özelliklerini dahi kullanarak hareket halindeki kullanıcılar genel merkezle veya kendi aralarında ücretsiz konuşma imkanı sağlayabilirler.

3- Santral Robot Operatör (IVR Otomatik Karşılama Anonsları) ve Santral Anons Karşılama
Santral cihazlarının günümüzde geldikleri teknolojik nokta, tek bir özelliği değiştiremiyor oda Santral Anonstur. Santral Anons, önceden kaydedilen karşılama mesajını, mesai dışı anonsları, informatik mesajları ve arayanların tuşlarla seçim yapabilecekleri uygulama menülerini içeren robot operatörler şirketinizin kurumsal kimliğini ön plana çıkarmada etkili bir yoldur. Bahsettiğimiz bu robot operatör anonsları ile sadece Türkçe değil, firmanızın müşteri profili doğrultusunda yurtdışı bağlantıları fazla olan bir şirket iseniz, tercih ettiğiniz diller doğrultusunda yabancı dil santral anons desteği ile de firmanızı uluslararası platforma taşıyabilirsiniz. IVR ve otomatik karşılama anonsu sistemleri, telefon ve iletişim trafiğini en basite indirgeyerek çalışanlarınıza daha sakin bir çalışma ortamı sunar, santral operator performansını arttırır. Mesai saatleri dışında cevaplayamadığınız çağrılar, e-posta yolu ile de gönderilebilir dilerseniz aynı zamanda santral cihazı hafızası içerisinde sesli mesaj olarakta kaydedilebilir. Böylelikle hiç bir mesajı kaçırmaz ve istediğiniz an yeniden dinlemeniz mümkün olur.

4- Santral GSM Terminali Entegrasyonu
Santral cihazlarının klasik olarak kullandığı sabit hat numaralarına ek olarak GSM (cep telefonu hatları) hatlarınız da santral sistemlerine dış hat olarak bağlanabilir ve bu sayede ekonomik çözümler sunarlar. GSM operatörlerinin sağladığı imkanlar ve şirketlere özel sunulan paketler ve tarifelerden bu doğrultuda yararlanabilirsiniz. Buna ek olarak santral içerisinde yer alan LCR özelliği ile yapılan tüm aramalar otomatik olarak en ucuz tarifeli hat (GSM hattı, Turkcell, Vodafone, Türk Telekom, Diğer servis sağlayıcı operatör vb.) üzerinden gerçekleştirilir. LCR özelliği aktif olan bu cihazlarda santral iletişim maliyetlerinizden en üst seviyede tasarruf edebilirsiniz.

5- Görüntülü Görüşme ve Ses Kaydı
Özellikle IP desteği olan santral cihazlarında sıkça karşımıza çıkan görüntülü telefon, yazılım tabanlı telefonlar (3CX veya Asteriks gibi) uzak ofis, hareketli kullanıcılar ve aynı zamanda dış hatlarla yapabileceğiniz görüntülü görüşmeler bilinen klasik sesli aramaların samimiyetsiz ortamını ortadan kaldırarak yüz yüze, samimi ve şeffaf bir şekilde iletişim kurmanızı sağlar. Santral sisteminizin sağladığı görüntülü konferans yapabilme özelliği ile aynı anda santral cihazının desteklediği limitler doğrultusunda birçok kişiyle beraber konferans alt yapısı desteği ile şirketiniz adına karar alma sürecinizi kısaltabilir ve zamandan kazanırsınız. Yaptığınız görüşmeler tıpkı normal aramalarda da hemen hemen tüm santraller tarafından kullanılan arama kaydetme özelliği ile otomatik olarak santral sisteminiz tarafından kaydedilebilmektedir. Böylece müşteri memnuniyeti, geriye dönük arşivlenebilen alt yapı desteği ve aynı zamanda iletişim güvenliği sağlanmaktadır. Bu tür cihazlar hızlı karar alınması gereken sektörlerde çalışan işletmeler için, müşteri ve iş ortakları ile yapılan görüşmelerde ve bu yolla yapılan otomatik belgelendirmeler konularında şirketinize ekstra faydalar sağlamaktadır.

6- Santral Cihazı Entegrasyonu ve Çevre Birimleri
Santral sisteminizin bütünleşik özellikleri arasında yer alan, e-mail, CRM sistemlerine, çağrı merkezi çözümlerine, hırsız alarm sistemlerine, kameralı güvenlik noktalarına entegrasyonu mümkündür. Yeri gelmişken bir örnek ile açıklayalım; işyerinizin güvenliğini günümüz güvenlik firmalarının sunduğu hizmetler ile artık cep telefonunuzdan takip edebilir ya da görüşme bilgilerinizi yine CRM altyapısı üzerinde görebilirsiniz. Bütünleşik olarak çalışan bu sistem ile ofislerinizde cihaz ve kablo kalabalığı yaratmamış ve sistemlerin geneleksel gücünün üzerinde toplu olarak faydalarını arttırmış olursunuz. IP Santrallarda altyapıda ekstra kablolamaya gerek kalmadan mevcut network altyapısını kullanabilirsiniz. Telefon santralları; telefon, faks makinesi, modem, cep telefonu, tablet, projeksiyon cihazları, akıllı ofis sistemleri, konferans cihazınız ve cep bilgisayarı çevre birimlerine sahip olabilir. Bu konuda dikkat etmeniz gereken en önemli nokta, ofis içerisinde yer alan cihazlarınızın standart iletişim protokollerini desteklemesidir. Örneğin SIP protokolü. Bu protokol, SIP destekleyen santral cihazları ile iPhone, Android ve Windows işletim sistemlerine sahip telefonunuza kuracağınız ufak bir yazılım ile cep telefonunuzu dahili hattınız ile gittiğiniz her yerde ofis içerisindeymiş gibi kullanabilirsiniz.

7- Santral Yönetimi & Raporlama Kolaylığı
Santral cihazlarında her arama kaydının ve ofise kayıtlı tüm kullanıcılarının veya abonelerin çağrı kayıtları tutulabilir ve istendiğinde tüm bu kayıtlar raporlar halinde döküm alınabilir. Bir santral cihazının, çağrı kayıt altyapısı ve yazılımına sahip olmasıyla ve raporlama süreci dilediğiniz her an hizmet kalitenizi arttırmak veya eğitimlerde kullanmak adına analiz ve raporlama elde edebilirsiniz. Örneğin, ofisinizde hangi çalışanın, hangi numara ile ne kadar süre görüştüğünü kontrol edebilir, dilerseniz arama kaydına ulaşabilir ve raporlama alabilirsiniz.

8- Santral Güvenlik Seviyesi
Teknolojinin tüm nimetlerinden fazlasıyla yararlandığımız şu günlerde, kanıksanmayan bir gerçek varsa o da, her türlü verinin ve bilginin değeri çok büyük olduğudur. Internet altyapısı ile iletişim sağlama prensibi ile çalışan IP santraller, dışarıdan gelebilecek saldırılara açık bir hedef durumundadır. Bir çok IP Santral cihazı kendi içerisinde güvenlik yazılımları sunuyor olsa da ofis içerisinde, iyi bir güvenlik hattı oluşturulmalı ve sürekli raporlama ile takip edilmelidir. IP santral cihazı seçerken kriptolama (şifreleme) özelliği olması güvenliğiniz için dikkat etmeniz gereken önemli bir noktadır, bu tip cihazlar yazılımsal olarak iletişim kurulduğu an, iki nokta arasında şifreleme kurarak, konuşma gizliliği ve dışarıdan saldırı riskini en aza indirger.

9- Santral Durum Bilgilendirmeleri ve Mesajla ile Anlık Takip
Santral cihazına bağlı dahili aboneler, kendi aralarında yapabilecekleri anlık mesajlaşma, e-mail yazışmaları, numara tuşlayarak bilgi alınması gibi yorucu ve ekstra dikkat gerektiren noktaları en aza indirir.  Tüm yazışmalar, anlık görüşmeler sistem dahili hafızasında kaydedilir ve santral ile eşzamanlı (senkronize) olarak çalışılır. Örneğin: Durum bilgisi özelliği ile mesai arkadaşlarınızın meşgul yada müsait olup olmadıkları bilgisini anlık olarak kontrol edebilirsiniz ve bu sayede çalışanlar meşgul oldukları zaman istenmeyen bölünmelere ve dikkat dağınıklıklarına maruz kalmadan işlerine odaklanır ve şirket verimini arttırırlar.

10- Santral Fiyat  Performans Dengesi
Her elektronik statüye sahip cihazda olduğu gibi santral cihazlarında da fiyat-performans araştırması iyi yapılmalı ve maksimum ihtiyaca yönelik en ucuz maliyetli ürün tercih edilmelidir. Santral cihazlarının maliyeti konusunda dikkat etmeniz gereken 3 önemli nokta bulunuyor: Altyapı maliyeti, yatırım maliyeti ve işletmeye olan maliyeti. Telefon santralinizi seçerken analog bir santral cihazı da tercih edebilirsiniz. Bu örneklemeden yola çıkacak olursak, Analog santral cihazı ile ilk yatırım maliyetiniz düşük olacaktır yada bunun tam tersi, gelişmiş IP tabanlı bir santral sistemi ile ilk yatırım maliyetiniz artacaktır. İşte tam bu noktada, ilk yatırım maliyeti IP tabanlı bir santral cihazında daha fazla gözükse de aslında ileriye yönelik düşünüldüğünde işletme maliyetlerinde ciddi bir tasarruf sağlayacak ve ödenen yüksek ücreti buradan elde edeceğiniz tasarruf ile amorti edebileceksiniz. Aynı zamanda internet tabanlı IP santral cihazları, ek bir kablolama maliyeti yaratmaması ile ofis içerisinde kablo karışlıklığı olmadan görsel olarakta bir avantaj sunar. Santral cihaz alımı yapılırken fiyat-performans incelemesi dikkatli bir şekilde analiz edilmeli ve kısa süreli bir yatırım olarak değil, aksine çok uzun süre kullanılabilen bir ofis ekipmanı olduğu için, en az 5-8 yıllık süreleri göz önünde bulundurmanızı öneririz.

Umarız belirttiğimiz noktalar santral cihaz alımı yapma aşamanız öncesinde sizlere yardımcı olmuştur. Santral sistemini ofisiniz içerisine kurup, kullanıma başlamadan önce santral anons seslendirme çözümlerimiz için bize ulaşabilir. En yüksek ses kalitesine odaklı (optimize) santral anons çözümleri ile sizleri profesyonel marka çözümlerimiz ile tanıştırmak için sizleri bekliyoruz. Daha fazla bilgi için: Santral Anons Seslendirme sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.